تعاریف سند عادی و رسمی و تفاوت آنها باهم

استفاده از سند پیشینه تاریخی طولانی دارد. در گذشته تا امروز سندها مدارک با ارزشی بودند و مالکیت را ثابت میکردند.

سندها امروزه بسیار نقش مهم و اساسی را ایفا میکنند و کاربردهای زیادی دارد. در طول زمان نحوه تنظیم سند متفاوت شده. در ادامه به بررسی تفاوت های سند عادی و رسمی میپردازیم.

اول نگاهی به گذشته سند بندازیم و ببینیم سندها از کجا ظهور کردند و چه کاربردهایی داشتند.

پیشینه تاریخی سند

همانطور که گفتیم تنظیم سند از گذشته های بسیار دور مورد استفاده بوده است. به طور مثال در زمان برده داری مالکیت برده ها به واسطه برگه هایی مشخص میشد که سند نام داشتند و در صورت خرید و فروش برده ای سندی دست نویس بین خودشان تنظیم میکردند.

همینطور سند در گذشته کاربرد امروزی را نیز داشت. یعنی در گذشته هنگام خرید و فروش زمین سندی دست نویس بین مالک جدید و مالک قدیمی تنظیم میشد.

از تاریخ درج این سند مالکیت به فرد دوم میرسید. این به این معناست که سند در گذشته نیز بسیار با ارزش بوده است.

اعتبار زیاد سند فقط مخصوص گذشته نیست و امروزه نیز سندها دارای اعتبار و ارزش بالایی هستند و بسیار کاربردهای مختلفی دارند. در حال حاضر و در عصر نوین اسناد همچنان اعتبار خود را حفظ کرده اند.

مردم برای انجام مبادلات کالایی و مالی خود ناگزیر به امضای اسناد مختلف هستند که به طور کلی مطابق با قانون مدنی، به دو دسته اسناد رسمی و عادی تقسیم می شوند.

سند عادی و رسمی

سندها به دو دسته سند عادی و سند رسمی تقسیم می شوند. اما سوال میشود تفاوت سند رسمی و عادی چیست و هرکدام چه مزایا و معایبی دارند.

قانون گذاران در برخی موارد مانند برخی نقل و اتقالات مالی الزام تنظیم سند رسمی را در دستور کار خود قرار داده است و افراد برای استفاده از مزایای قانونی آن ملزم به تنظیم سند رسمی هستند و در صورت تخلف از این مقررات قانونی مرتکب جرم شده اند و مجازات برای آنها تعیین میشود.

ولی بطور کلی به دلیل پرهیز از رعایت تشریفات اسناد رسمی، مردم برای معاملاتی که به صورت روزمره انجام می دهند و قانونگذار الزامی بر رعایت تشریفات اسناد رسمی را بر آنها اجبار نکرده، به اسناد عادی روی می آورند که نمونه بارز آن قرارداد اجاره املاک اعم از مسکونی یا تجاری است که بصورت عادی در مشاورین املاک تنظیم و دیگر نیازی به ثبت یا رعایت تشریفات ثبت ندارد و تحت حمایت قانونگذار نیز قرار دارد.

تعاریف سند عادی و رسمی

پیش از شناخت سند عادی یا رسمی، ابتدا بایست تعریفی از سند ارائه شود؛ قانونگذار در ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی سند را اینگونه تعریف کرده است

” سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد”

با این وجود طبق رسوم گذشته حتی یک دست نوشته عادی که دارای مهر و امضا و اثر انگشت فرد باشد یک سند است و میتواند شامل قوانین سند باشد.

حالا برای شناخت سند رسمی به تعریف سند رسمی طبق ماده ۱۲۸۷ توجه کنید:

” اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد، سند رسمی است”

و در ماده ۱۲۸۹ قانون مدنی گفته که غیر از اسناد مذکور در ماده ۱۲۸۷، سایر اسناد، عادی محسوب می شود.

شروط رسمی بودن سند

طبق تعاریف بالا سندی برای رسمی تلقی شدن باید دارای سه شرط زیر باشد:

۱. در اداره ثبت اسناد و املاک ثبت شده باشد،

۲. در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد

۳.  مأمورین رسمی کشور در حدود صلاحیتشان و مطابق قانون آنها را تنظیم کرده باشند (مثل شناسنامه افراد)

پس یک سند با داشتن سه شرط بالا به یک سند رسمی تبدیل میشود.

حالا سوال پیش می آید که آیا یک سند عادی را میتوان به سند رسمی تبدیل کرد؟

قانون گذار به این پرسش شما در ماده ۱۲۹۱ قانون مدنی پاسخ داده است و در دو مورد سند عادی تنظیم شده را در حکم سند رسمی قرار داده است؛

مورد اول: در موردی است که اگر سندی علیه شخصی ارائه شود، و آن شخص اقرار بر این کند که سند را خود تنظیم کرده یعنی تعهدات مندرج در آن سند را در محکمه بپذیرد.

مورد دوم: هر گاه در دادگاه امضاء یا مهر سند مورد اثبات قرار گیرد، بدین صورت که طرف که منکر امضاء یا دست خط خود شده است، توسط کارشناس متعلق به منکر بودن سند ثابت گردد.، که در این صورت سند عادی در حکم سند رسمی قرار می گیرد.

مزایا و معایب سند عادی:

سند عادی را به طور کامل شناختید و متوجه شدید اگر سندی سه شرط ماده ۱۲۸۷ و دو شرط مندرج در ماده ۱۲۹۱ قانون مدنی را نداشته باشد، سند عادی می باشد. حالا مزایا و معایب این سند را بررسی میکنیم.

مزایا سند عادی:

میتوان گفت تنها مزییت سند عادی بدون تشریفات و ساده بودن آن است و هر کس می تواند با طرف دیگر خود یا به تنهایی آن را تنظیم کند که بر خلاف اسناد رسمی بایست حتماً از طریق دفاتر اسناد رسمی یا اداره ثبت اسناد و املاک انتقال آن صورت گیرد.

معایب سند عادی:

سند عادی دارای معایب زیادی میباشد که چند نمونه از آن ها را بررسی میکنیم

۱. امکان فروش همزمان به چند نفر

چون سند عادی ثبت نمی گردد، در نتیجه می توان آن را به چند نفر به راحتی فروخت که البته این خود جرم است و در قالب فروش مال معارض می توان متهم را تحت تعقیب قرار داد.

۲. انتقال صوری اموال با سند عادی به منظور فرار از پرداخت بدهی

در این صورت هر چند که تاریخ انتقال معیار فروش محسوب می شود ولی ممکن است در مقابل طلبکار قابل استناد باشد و این موجب تضییع حقوق طلبکاران خواهد شد که به صرف انعقاد یک سند عادی فروش، نمی تواند مالی از مدیون معرفی کنند. البته اگر صوری بودن آن اثبات شود، در حکم کلاهبرداری است.

۳. عدم استعلام یا ناتوانی در گرفتن المثنی

از دیگر معایب سند عادی عدم امکان استعلام آن است، که دارنده آن اسناد را هر لحظه با تهدید به گم شدن آن رو به رو می کند.

در نهایت لازم است دوباره بگوییم امتیازات اسناد رسمی به مراتب بیش تر از اسناد عادی است و ما نیز مردم را تشویق به تنظیم اسناد رسمی برای تمامی امور قانونی و حقوقی خود می کنیم تا از چتر حمایتی قانون برخوردار شوند و بعضاً از مشکلات و مسائلی که ممکن است بعدها ایشان را درگیر دعاوی و شکایات کند، پرهیز شود.

اجاره سند

شما برای قرار دادن سند به عنوان وثیقه به سند رسمی نیاز دارید و اگر خودتان سند رسمی نداشته باشید میتوانید با کمک مجموعه اعتبار پرداز که به منظور کمک به تمام مردم راه اندازی شده است، سند مورد نیاز خود را اجاره کنید و بدون مشکل به راحتی از مزایای قانونی سند رسمی بهره مند شوید.